Bedrijfsarchitectuur

Uit Veiligheidsregio referentie architectuur
Ga naar: navigatie, zoeken
Figuur 3.1. Samenhang functies, processen en organisatie (Uit: “Bedrijfsarchitectuur, werken aan een samenhangende bedrijfsinrichting”, G. Bayens e.a.)

Dit hoofdstuk gaat in op de bedrijfsarchitectuur van de Veiligheidsregio’s zoals die is vastgelegd in de VeRA. De bedrijfsarchitectuur wordt beschreven vanuit drie verschillende perspectieven, te weten: Producten en Diensten, Bedrijfsfuncties en Bedrijfsprocessen.

In zijn algemeenheid kunnen organisaties enerzijds beschreven worden in termen van bepalende bedrijfsfuncties (inkoop, productie, verkoop) en anderzijds in bedrijfsprocessen gericht op de levering van een product of dienst. Om een product te kunnen leveren wordt allereerst de bedrijfsfunctie inkoop aangeroepen, vervolgens worden de aangekochte grondstoffen door de functie productie omgezet in een product. Het product wordt vervolgens verkocht door de functie verkoop.

Een bedrijfsproces (‘het hoe’) leidt tot de productie van een product of dienst (het ‘wat’) en roept hierbij meerdere bedrijfsfuncties aan. Anders gezegd; welke bedrijfsfuncties worden in welke volgorde (bedrijfsprocessen) ondernomen om een product of dienst te leveren.

In figuur 3.1 is grafisch weergegeven hoe processen en bedrijfsfuncties aan elkaar gerelateerd zijn. De essentie is dat een bedrijfsproces één of meerdere bedrijfsfuncties aanroept om een product of dienst te leveren. Tevens wordt duidelijk wat de gelaagdheid is van een procesmodel. Ook wordt de samenhang tussen het organisatiemodel en het functiehuis aangegeven. Kortom, dit is een metamodel van organisaties.


Producten en diensten

Wat zijn producten en diensten?

Producten en diensten zijn feitelijk de bestaansreden van een organisatie. Zonder een duidelijke behoefte aan de geleverde producten en diensten zal een private onderneming geen inkomsten kunnen genereren. Voor overheidsorganisaties ligt dit anders. Vaak leveren zij producten en diensten waar een wettelijke taak aan ten grondslag ligt. Maar ook hier geldt dat zodra deze wettelijke taak wegvalt, de noodzaak voor het leveren van de producten en diensten ook wegvalt.

Voor veiligheidsregio’s zal er een bestaansreden zijn zolang er sprake is van de kans op fysieke onveiligheid. Wat wel aan verandering onderhevig is (onder andere als gevolg van gewijzigde wetgeving), is welke producten en diensten zij leveren om de maatschappelijk gewenste fysieke veiligheid zo goed mogelijk te borgen. Veiligheidsregio’s kunnen producten en diensten bijvoorbeeld gebruiken om op eenduidige wijze de productbegroting op te stellen, alle documenten te beheren rond een bepaald product of ten behoeve van business intelligence (analyse t.b.v. bedrijfsontwikkeling).

Producten en diensten van een veiligheidsregio

Klik op de link voor een Overzicht_producten_en_diensten van de Veiligheidsregio.

Bedrijfsprocessen

Wat zijn de bedrijfsprocessen?

Bedrijfsprocessen verbinden de bedrijfsfuncties aan elkaar om een product of een dienst te leveren. Zij vormen daarmee een logisch geheel van activiteiten van begin tot eind die moeten worden uitgevoerd om het gewenste resultaat (product of dienst) te bereiken. De definitie van een bedrijfsproces is:

 Een bedrijfsproces is een geordende reeks werkprocessen die binnen één organisatie wordt uitgevoerd met als doel om een (combinatie van) dienst(en) te leveren aan een burger, bedrijf of andere organisatie.  
Figuur 3.3. Definities van een proces hierarchie. Bron: Bayens & Tonissen

Voor het leveren van producten en diensten zijn processen nodig. Processen zijn een samenhangende set van activiteiten die op basis van een trigger (input) een product en/of dienst (output) leveren. Vaak zijn er meerdere competenties (bedrijfsfuncties) nodig om in één proces te komen tot een product of dienst. Ook is er sprake van processen op verschillende abstractieniveaus Overzicht_producten_en_diensten. Op het hoogste niveau kan er sprake zijn van ketenprocessen waarbij meerdere organisaties samenwerken om één product of dienst te leveren. Binnen organisaties zijn bedrijfsprocessen het hoogste niveau van definitie (zie ook paragraaf 3.1. voor de definitie van een bedrijfsproces). Op het niveau van werkprocessen zal er veel meer sprake zijn van lokale verschillen in scope, werkwijze, etc. Om die reden zullen in deze referentiearchitectuur enkel de bedrijfsprocessen worden beschreven. Zoals in figuur 3.3 is weergegeven worden processen vaak in een hiërarchie beschreven.

Relaties met andere (procesgerichte) kaders

Binnen zowel Brandweer NL als GHOR NL zijn al eerder kaders beschreven die betrekking hebben op processen. Dit betreft zowel procesdefinities als indicatoren (normen) die verwijzen naar mogelijke processen. Om recht te doen aan deze kaders is er in de bijlage een verwijzing opgenomen naar het referentiemodel brandweer processen, Aristoteles en de HKZ-norm (Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector).

Bedrijfsprocessen van een veiligheidsregio

Klik op de link voor een Overzicht_bedrijfsprocessen van een veiligheidsregio.

Bedrijfsfuncties

Wat zijn bedrijfsfuncties?

Bedrijfsfuncties geven inzicht in wat een veiligheidsregio doet (wat de kerntaken zijn), onafhankelijk van de organisatorische inrichting ervan. Het bedrijfsfunctiemodel toont de bedrijfsfuncties in relatie tot elkaar en biedt daarmee een uitgangspunt voor andere modellen in de VeRA.

De definitie van een bedrijfsfunctie is als volgt (Bron:NORA2.0):

 Een bedrijfsfunctie is een aandachtsgebied waaraan het bedrijf structureel aandacht wil besteden (= energie in wil stoppen, structureel middelen voor wil inzetten) om zijn bedrijfsdoelstelling te realiseren. Een bedrijfsfunctie kan daarom ook gezien worden als een groepering van intern gedrag op basis van een bepaald criterium (bijvoorbeeld plaats (dezelfde afdeling), communicatie, benodigde competenties, gedeelde bronnen en gedeelde kennis). Een bedrijfsfunctie representeert een stuk toegevoegde waarde van de organisatie.
Figuur 3.4. Bedrijfsfunctiemodel als spin in het web. Bron: G. Bayens, "Bedrijfsarchitectuur, werken aan een samenhangende bedrijfsinrichting" (2009).

Het bedrijfsfunctiemodel is een inrichting-onafhankelijke beschrijving van de taakgebieden (bedrijfsfuncties) van een veiligheidsregio die toegevoegde waarde leveren aan de omgeving en intern aan de onderdelen van de veiligheidsregio zelf. Het geeft de kernactiviteiten van de veiligheidsregio weer. Hierdoor is het bedrijfsfunctiemodel een behoorlijk stabiele afspiegeling van de organisatie. Organisaties wijzigen met grote regelmaat en daarmee wijzigt ook hun organogram; bedrijfsfuncties zijn over het algemeen stabiel, ongeacht de verandering in de organisatiestructuur.

Het bedrijfsfunctiemodel is een soort ondergrond waar vervolgens andere aspecten opgelegd worden, zoals processen, applicaties en projecten. Bedrijfsfuncties zorgen voor een logische opdeling van activiteiten binnen een organisatie, waarbij zij zichzelf kunnen inrichten zonder daarbij afhankelijk te zijn van andere bedrijfsfuncties. Bedrijfsfuncties zijn ontkoppelbaar waardoor er flexibiliteit ontstaat in de inrichting van de organisatie. Hierbij is het belangrijk dat de verantwoordelijkheden per bedrijfsfunctie eenduidig belegd worden en ‘applicaties niet over de grenzen van bedrijfsfuncties heen werken’² . Bedrijfsfuncties kunnen door hun eigenschap dat ze ontkoppelbaar zijn, ook helpen bij het beantwoorden van in- en outsourcingsvraagstukken.

De zuster-referentiearchitectuur van de waterschappen, WILMA, beschrijft ook nog het volgende belangrijke aspect van bedrijfsfuncties:

Door in kaart te brengen welke gegevens bedrijfsfuncties van elkaar nodig hebben, is het mogelijk om goede afspraken te maken over gegevensuitwisseling en wordt inzichtelijk wat kerngegevens zijn. De koppelvlakken tussen de bedrijfsfuncties geven aan welke gegevens functie overschrijdend zijn en waarover dus afspraken gemaakt moeten worden rond het delen van gegevens. Zo geeft het bedrijfsfunctiemodel focus aan de discussies over gegevensuitwisseling en kernregistraties.

Bedrijfsfuncties leggen de basis voor het maken van afspraken over gegevensuitwisseling o.a. ten behoeve van de ketens. De bedrijfsfuncties zijn verantwoordelijk voor het inzichtelijk maken van hun koppelvlakken voor zowel de eigen organisatie als andere organisaties. Via deze koppelvlakken kan de bedrijfsfunctie gestandaardiseerd gegevens uitwisselen. In toenemende mate zien we de gebiedsgerichte aanpak opkomen: de diverse ketenpartners leveren geo-gerelateerde gegevens aan omtrent een bepaald onderwerp (bv fysieke veiligheid) en hiervan wordt een gecombineerd beeld getoond. Hierdoor wordt informatie steeds minder per kolom (brandweer, GHOR) ontsloten; in toenemende mate is informatie multi-disciplinair. Hierdoor wordt het belang van afspraken over eigenaarschap van gegevens en het conformeren aan standaarden nog prominenter. Standaardisatie maakt de samenwerking binnen en tussen veiligheidsregio’s mogelijk. Zo draagt de VeRA bij aan één van de belangrijkste speerpunten van de veiligheidsregio’s: gegevens delen.

² Functionaliteit moet modulair opgebouwd zijn. Overigens geldt ook hier: ‘comply or explain’

Beschrijving bedrijfsfuncties van een veiligheidsregio

De bedrijfsfuncties worden in Overzicht_bedrijfsfuncties per genoemd domein gevisualiseerd in het bedrijfsfunctiemodel.

Binnen het bedrijfsfunctiemodel van de VeRA zijn de functies van de Veiligheidsketen (van koud naar warm, met terugkoppeling) opgenomen. Binnen de koude fase Risicobeheersing zijn de schakels Proactie en Preventie samengevoegd. Hiervoor is gekozen omdat het onderscheid tussen Proactie en Preventie veel meer inhoudelijk is (advies over c.q. handhaving van de brandveiligheid in de ruimtelijke ontwikkeling of van fysieke objecten) dan in de bedrijfsfunctie. Bovendien kan gesteld worden dat alle functies binnen Risicobeheersing de risico’s en het minimaliseren ervan centraal stellen. Binnen de warme fase Incidentbeheersing zijn de schakels preparatie, repressie en nazorg opgenomen. De reden hiervoor is dat alle bedrijfsfuncties binnen incidentbeheersing het incident centraal stellen.

Daarnaast is er nog een aparte groepering gemaakt van bedrijfsfuncties die zich richten op de klantcontactfunctie. Uiteraard staat bij deze functies het contact met de klant centraal. In de volgende paragrafen worden de definities gegeven van de bedrijfsfuncties. Zij staan uiteraard gegroepeerd per domein conform de Basisarchitectuur overheidsorganisaties.

Bedrijfsfuncties van een veiligheidsregio

Klik op de link voor een Overzicht_bedrijfsfuncties van een veiligheidsregio.

Bedrijfsobjecten

Wat zijn Bedrijfsobjecten?

Volgens GEMMA is een bedrijfsobject (Bron: GEMMA Online):

Een bedrijfsobject is een passief element dat vanuit bedrijfsperspectief relevantie heeft.  

Een bedrijfsobjectmodel beschrijft de objecten waarmee organisaties te maken hebben. Het gaat met name over de objecten waarover ook gegevens worden vastgelegd. Het wordt ook wel een conceptueel gegevensmodel genoemd. Het is nadrukkelijk nog geen logisch gegevensmodel. Het model beschrijft de grotere eenheden van gegevens in een taal die breed in de organisatie herkenbaar is en geeft dus nog geen details over de precieze gegevensstructuur. Het legt focus op grotere verzamelingen van gestructureerde gegevens die breed worden gedeeld in de organisatie. Het model lijkt op het bedrijfsfunctiemodel in de zin dat het ook onafhankelijk is van de inrichting van organisatie en IT en daardoor ook een stabiel referentiekader biedt. Nog meer dan het bedrijfsfunctiemodel creëert het een gemeenschappelijke taal voor de meest gebruikte objecten waar instellingen mee werken. De toepassing van het bedrijfsobjectmodel ligt vooral in het ondersteunen van organisatiebrede discussies over verantwoordelijkheden voor het beheren van gegevens. In veel organisaties zijn het bronsysteem en het eigenaarschap van gegevens onvoldoende helder aangewezen. Deze onduidelijkheden veroorzaken een lagere kwaliteit van gegevens waardoor het lastig is een consistent en integraal beeld te krijgen. In het kader van verantwoording is dit onacceptabel. Van elk bedrijfsobject zou duidelijk moeten zijn wie eindverantwoordelijk is en wie de gegevens functioneel beheert. Een andere belangrijke toepassing is het bepalen van de applicatie die kan worden beschouwd als bron voor de bij het bedrijfsobject behorende gegevens (ook wel: “system of record”). Andere applicaties worden voorzien van gegevens uit de bronapplicatie. Het model is ook een hulpmiddel bij het classificeren van gegevens ten behoeve van informatiebeveiliging. Voor elk object zou helder moeten zijn welk niveau van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheden gewenst is.

Bedrijfsobjecten van een veiligheidsregio

Klik op de link voor een Overzicht Bedrijfsobjecten van een veiligheidsregio.