Ketensamenwerking

Uit Veiligheidsregio referentie architectuur
Ga naar: navigatie, zoeken
Figuur 3.7. Ketensamenwerkingen. Let op: dit overzicht heeft niet de intentie om volledig te zijn. Bovendien zal per Veiligheidsregio het belang van een ketensamenwerking verschillen

De Veiligheidsregio is in het eerste hoofdstuk omschreven als een organisatie die in het merendeel van de tijd preparatief in ketens en netwerken binnen en buiten de regio samenwerkt. Er wordt veelvuldig en in veel verschillende vormen samengewerkt met diverse partijen. Primair wordt samengewerkt met Politie, GGD en gemeente. Naar gelang de aard van de ramp of crisis worden hier ook andere partijen bij betrokken (waterschappen, defensie, Rijkswaterstaat, ProRail, etc.). Een andere zeer nadrukkelijke samenwerking is die met de Landelijke Meldkamer Organisatie (LMO). Specifieke ketens waarin wordt samengewerkt zijn bijvoorbeeld de VTH-keten (vergunning, toezicht en handhaving in het kader van de WABO) met organisaties als de RUD en andere toezichthouders¹.

Ketensamenwerking kenmerkt zich onder meer door het ontbreken van eenduidige regie, het ontbreken van eenduidige financiering, en de veelheid aan probleemeigenaren. Alle betrokkenen delen eenzelfde (maatschappelijk) belang maar hebben tegelijkertijd ook hun eigen belangen.

Op organisatieniveau kan er worden samengewerkt doordat bedrijfsprocessen die bij verschillende organisaties zijn ondergebracht samen een ketenproces vormen. Op het informatieniveau is er vooral sprake van uitwisseling van gegevens. Dit kan plaatsvinden zonder dat er sprake is van samenwerking op organisatieniveau (bijvoorbeeld bij het gebruik van gegevens uit basisregistraties). Echter, bij iedere vorm van samenwerking op het organisatieniveau zal er ook sprake zijn van uitwisseling van gegevens en dit is ook mogelijk tussen organisaties. Binnen Service Gerichte Architectuur, die de NORA en de VeRA als principe hanteren, is er sprake van services (diensten) waarbij op netwerkniveau actuele gegevens (inclusief hun betekenis) opgehaald kunnen worden bij bekende en in sommige gevallen bij onbekende bronnen. In het laatste geval spreekt men van ‘linked open data‘.

Daarnaast kan er sprake zijn van samenwerking met ketenpartners waarbij in dezelfde applicatie wordt gewerkt. Op dat moment is er sprake van verregaande integratie op het niveau van de IT infrastructuur. Door gemeenschappelijk gebruik van een applicatie door verschillende applicatieve functies van verschillende organisaties wordt de onderlinge afhankelijkheid van de ketenpartners groot. Vanuit het concept van servicegerichte architectuur heeft dit dan ook niet de voorkeur en sluit daarmee ook niet aan op het VeRA principe S.1 (zie voor toelichting op de applicatieve functies hoofdstuk 4).

Figuur 3.7 geeft de ketenverbanden weer die voor de meeste Veiligheidsregio’s relevant zijn. Het niet noemen van een keten wil dus niet zeggen dat deze niet bestaat. Het is een gecomprimeerde weergave. Figuur 3.7 schetst acht ketensamenwerkingen. Ketens waar intensief mee gewerkt wordt, staan in de tekening dichter bij de Veiligheidsregio. Ketens waar minder intensief mee gewerkt wordt, staan meer op afstand. Sommige ketenpartners komen in meerdere ketentypen voor, zoals de gemeenten, politie en de GGD.

Voor de ketenpartners GGD en Politie is er een nadere analyse gedaan naar de bedrijfsfuncties waar samengewerkt wordt: zijn dit slechts enkele bedrijfsfuncties waar intensief samengewerkt wordt, of wordt er juist over de brede linie samengewerkt? Voor de gemeenten is deze analyse niet uitgevoerd; door de vele ontwikkelingen die tijdens het schrijven van het document plaats vinden bij de gemeenten, waaronder de stichting van de Regionale Uitvoerings Diensten (RUD’s of Omgevingsdiensten) was het niet mogelijk om dit samen met vertegenwoordiging van de gemeenten te doen.

¹Vanuit de doorontwikkeling van de NORA is een zeer lezenswaardig document opgesteld over ketensamenwerking en ketensturing (zie: http://www.noraonline.nl/wiki/Ketensturing).


De veiligheidsregio’s en de politie

Figuur 3.8. De bedrijfsfuncties waar de Veiligheidsregio en de Politie samenwerken

Bij de besturende functies wordt vooral samengewerkt in landelijke governance overleggen zoals het Veiligheidsberaad en CIO-overleggen. Binnen de Veiligheidsregio’s zelf vindt dit plaats in de Veiligheidsdirecties.

Op het gebied van klantcontacten wordt er bij alle bedrijfsfuncties samengewerkt: binnen de meldkamer wordt samengewerkt bij zowel melding intake als melding uitgifte. Bij adviesaanvragen zien we vooral samenwerking bij bijvoorbeeld de voorbereiding op grote evenementen. Deze aanvragen komen binnen bij de gemeente, die vervolgens advies kan vragen bij de Veiligheidsregio of Politie. Tevens wordt er veel samengewerkt bij het actueel houden van de evenementenkalender.

Op het gebied van risicobeheersing zien we samenwerking bij advisering, dit gebeurt vaak tussen het Staf Grootschalig Bijzonder Optreden (SGBO) van de Politie en het Veiligheidsbureau. Gegevens die worden uitgewisseld hebben voornamelijk betrekking op de locatie/ route van het evenement, de afzettingen en tijdelijke parkeerplaatsen. Bij samenwerking op het gebied van netwerkmanagement kan gedacht worden aan het gezamenlijk afsluiten van convenanten.

Bij incidentbeheersing zien we vooral samenwerking in geval van een opgeschaalde situatie (GRIP) en de gezamenlijke voorbereiding hierop. Er worden vaak gezamenlijk multidisciplinaire oefeningen uitgevoerd, zoals CoPI- en ROT-trainingen, waar bijvoorbeeld de netcentrische werkwijze beoefend wordt. Informatie die vergaard wordt in de bedrijfsfunctie ‘planvorming’ van de Veiligheidsregio, kan tijdens een incident opgehaald worden door alle crisispartners zoals benoemd in het regionaal crisisplan (brandweer, GHOR, politie, gemeente, defensie). De Politie wisselt tijdens opgeschaalde incidenten ook de informatie uit die zij binnen hun ‘gedeeld veiligheidsbeeld’ vergaard hebben en die van belang kan zijn voor andere crisispartners. Met betrekking tot de secundaire functies wordt er vooral samengewerkt tussen de Veiligheidsregio en de politie op het gebied van informatiemanagement. De Veiligheidsregio en de Politie werken vooral samen op het gebied van het beheren van gemeenschappelijke voorzieningen zoals de WAS-sirenes en C2000 infrastructuur en gemeenschappelijke applicaties zoals het GMS.

Met betrekking tot gegevens is geconstateerd dat er definitieverschillen bestaan tussen de kolommen in de Veiligheidsregio en de politie voor bepaalde kernregistraties. Bijvoorbeeld bij de kernregistratie personen, gebruiken de GHOR en GGD het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD). en de Politie heeft een verdachtenregistratie. De brandweer stuurt nauwelijks op een kernregistratie personen, maar is vooral objectgeoriënteerd. De basisregistratie voor deze objecten, de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) bevat alleen adresseerbare objecten. De brandweer heeft ook behoefte aan niet-adresseerbare objecten zoals terreinen. De Politie hanteert een bredere definitie van objecten: auto’s kunnen ook objecten zijn. Hieruit blijkt dat het belangrijk is om op dataniveau afspraken te maken om te komen tot een gemeenschappelijke vocabulaire

De Veiligheidsregio en de GGD

Figuur 3.9. De bedrijfsfuncties waar de Veiligheidsregio en de GGD samenwerken

De GHOR en de GGD werken in toenemende mate samen. Het gezamenlijk sturen van de GHOR en GGD begint met de aanstelling van één directeur Publieke Gezondheidszorg (DPG) per veiligheidsregio. Deze stuurt op geneeskundige hulpverlening in zowel de preparatieve als repressieve fase. De DPG heeft vaak zitting in de Veiligheidsdirecties. Bij de besturende functies wordt ook veel samengewerkt in landelijke governance overleggen zoals het Veiligheidsberaad en CIO overleggen. De GHOR en de GGD stellen samen ook vaak strategische plannen op.

De GHOR en de GGD werken bij een groot aantal primaire bedrijfsfuncties samen. In de risicobeheersing levert de GGD bijvoorbeeld de risico’s met betrekking tot Medische Milieukunde en Infectieziektebestrijding aan, die door de Veiligheidsregio verwerkt worden in het regionaal risicoprofiel. Ook wordt bij de advisering van evenementen samengewerkt tussen de GGD en de GHOR.

Op het gebied van incidentbeheersing wordt vooral samengewerkt in geval van een opgeschaalde situatie (GRIP) en bij de gezamenlijke voorbereiding hierop. De opschaling van de GGD (GGD rampen opvangplan) sluit aan bij de GRIP-structuur van de Veiligheidsregio’s. De preparatieve gegevens zoals vergaard binnen de Veiligheidsregio’s worden tijdens een incident gedeeld met de GGD door de backoffice GHOR. De GGD maakt planvorming ten aanzien van bijvoorbeeld infectieziektebestrijding en deelt dit weer met de Veiligheidsregio. Tijdens de hulpverlening wordt informatie vaak mondeling uitgewisseld.

Met betrekking tot de secundaire functies wordt er vooral samengewerkt tussen de Veiligheidsregio en de GGD op het gebied van informatiemanagement. We zien regelmatige dat de ICT-technische infrastructuur gedeeld wordt, of dat één van de twee partijen de kantoorautomatisering voor de andere partij beheert.

Impact van de brede samenwerking met Politie en GGD op de informatie uitwisseling

In de vorige paragrafen is beschreven dat de Veiligheidsregio een brede samenwerking heeft met de Politie en de GGD, waarbij er op meerdere bedrijfsfuncties samengewerkt wordt. Om goed samen te kunnen werken, maar ook om de eigen organisatie te kunnen blijven ontwikkelen, is het belangrijk dat er op modulaire wijze samengewerkt wordt: hierdoor zal een wijziging in een bepaald gebied niet direct leiden tot een ‘domino-effect’ aan wijzigingen in andere bedrijfsfuncties. Het creëren van één ‘supercloud’ waarin alle functionaliteit aanwezig is waardoor Veiligheidsregio’s kunnen samenwerken met alle ketens, lijkt hierdoor onmogelijk. Samenwerking dient vooral te geschieden door het uitwisselen van gegevens; het delen van applicatieve functies heeft niet de voorkeur.

Voor het opzetten van samenwerkingsverbanden met de in fig. 3.7 genoemde ketenpartners t.b.v. het uitwisselen van gegevens voor een gezamenlijk maatschappelijk doel (“keteninformatisering”), is het verstandig om gelijk in te zetten op een cyclisch proces voor opzet en continue verbetering:

1. Ketenanalyse, zowel qua doel (“dominant ketenprobleem”), als bedrijfsprocessen, als gegevensstromen tussen de betrokken partijen.

2. Keten–ontwerp;

3. Keten casus opvolging, het toetsen in de praktijk waarbij een casus of een dienst als onderdeel van het bedrijfsproces geanalyseerd wordt om te onderzoeken of de informatieoverdracht goed verlopen is;

4. Ketenherontwerp.

De strategie van Veiligheidsregio’s is dat we:

1. hier aan willen haken bij de wettelijk verplichte ‘terugmelding’ van gegevens waar ‘gerede twijfel’ bestaat over de juistheid ervan;

2. dit in samenwerking willen doen met onze ketenpartners;

3. dat we dit doen op de ‘zogenaamde pluslagen’ van de basisregistraties. Dit zijn sectorspecifieke aanvullingen op de set van basisregistraties.