Inleiding op VeRA

Uit Veiligheidsregio referentie architectuur
Ga naar: navigatie, zoeken

Veiligheidsregio’s en informatievoorziening?

Nederland heeft 25 veiligheidsregio’s, waarin brandweer en GHOR met partners zoals politie, Ambulancezorg en gemeenten samenwerken aan het voorkomen en bestrijden van incidenten en rampen. In het verleden coördineerde een kleine regionale brandweerorganisatie de crisisbeheersing in samenwerking met gemeentelijke brandweerkorpsen. Op 1 oktober 2010 is de Wet veiligheidsregio’s (Wvr, 2010)¹ van kracht geworden. In de Wvr zijn onder meer opgenomen de bestuurlijke inbedding en de basisvereisten voor de organisatie van de hulpverleningsdiensten, de taken van het bestuur van een veiligheidsregio, de minimumeisen voor hulpverleners als de regionale brandweer en geneeskundige diensten en het materieel dat ze gebruiken. Voor de VeRA relevante Wvr-artikelen zijn in de bijlage opgenomen.

¹ Wet van 11 februari 2010, houdende bepalingen over de brandweerzorg, de rampenbestrijding, de crisisbeheersing en de geneeskundige hulpverlening (Wet veiligheidsregio’s). Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden, jaargang 2010

De veiligheidsregio is georganiseerd als verlengd lokaal bestuur

De veiligheidsregio is georganiseerd als verlengd lokaal bestuur. Personeel, taken en budgetten zijn overgeheveld van gemeenten naar de veiligheidsregio’s, die de primaire en ondersteunende processen regionaal organiseren.

Informatievoorziening² is een belangrijk aspect voor de veiligheidsregio’s, zowel in het dagelijks werk (‘koud’) als in crisissituaties (‘warm’). Informatie is nodig bij het adviseren over vergunningen, bij het betalen van salarissen, bij het maken van roosters voor operationeel personeel, bij het bestrijden van een brand etc.

Iedere veiligheidsregio heeft de uitdaging de informatiehuishouding vorm te geven tot een regionale, geoliede machine die de interne processen en de relaties met ketenpartners optimaal ondersteunt. In deze keten³ neemt de behoefte toe aan het gezamenlijk gebruik van gegevens. Dit betekent dat deze gegevens in de keten beheerd moeten worden en dat hierover afspraken gemaakt moeten worden. Intussen is de omgeving ook in beweging: er vindt samenvoeging plaats van meldkamers, regio’s moeten wettelijk verplicht gebruik maken van basisregistraties, en er zijn landelijke projecten die invloed hebben op de interne informatievoorziening. Intern moeten kernregistraties ingericht worden: gegevensbronnen die door meerdere processen en applicaties kunnen worden gebruikt. Op bestuurlijk niveau is de aandacht voor informatievoorziening groot en uit meerdere rapportages blijkt dat dit aspect bij de veiligheidsregio’s nog onvoldoende op orde is. Informatiemanagers van de veiligheidsregio’s voelen door al deze ontwikkelingen de behoefte om samen te werken aan een basis voor de informele voorziening van alle regio’s. Daarmee is de VeRA geboren.

²In het Besluit Veiligheidsregio’s is §4 volledig gewijd aan Informatiemanagement.

³"Keten” in de zin van een netwerk van samenwerkingsverbanden.

De VeRA als gezamenlijk vertrekpunt

De VeRA is de referentiearchitectuur voor veiligheidsregio’s. Een referentiearchitectuur is een beproefd instrument om samenhang aan te brengen in de informatiehuishouding van een overheidssector en mogelijke samenwerking vorm te geven. De VeRA geeft regio’s een richtlijn voor de inrichting van de integrale informatiehuishouding. Zonder informatiedeling kan de veiligheidsregio haar inwoners niet goed tegen risico’s beschermen.

Eerder (2008) heeft een werkgroep de Informatie Architectuur Sector Veiligheid opgesteld, de IASV. De IASV is een informatiearchitectuur specifiek voor de opgeschaalde situatie. De scope van de VeRA is breder dan de opgeschaalde situatie. In de VeRA worden producten opgeleverd die betrekking hebben op de bedrijfs- en informatiearchitectuur, op het niveau van de administratieve organisatie, de koude voorbereiding van inzet van hulpverlening en opgeschaalde crisisbeheersing binnen een veiligheidsregio en op het niveau van de landelijke voorzieningen zodat optimale informatiedeling kan plaatsvinden. Bij het opstellen van de VeRA is rekening gehouden met de IASV.

Een Veiligheidsregio heeft vanuit bedrijfskundig perspectief een aantal bijzondere kenmerken. Het is een ambtelijk-bureaucratische instelling met -onder het regime van verlengd bestuur- minstens twee en vaak drie lagen democratische verantwoording. Dit stelt hoge eisen aan de verantwoording en de transparantie van de besluitvorming. Het is een professionele organisatie in transitie van vakmanschap naar een ‘machine bureaucracy⁴’ met steeds meer centraal georganiseerde ontwerptaken voor de professionele processen. Dit vergt veel van de organisatie op het gebied van standaardisatie en motivatie. Een Veiligheidsregio is bij een incident een flexibele commando-gevoerde top-down uitvoeringsorganisatie. De in de wet vastgelegde factor tijd speelt daarbij een belangrijke rol qua leiding en coördinatie, dekking, aanrijtijden en het totaalbeeld op het gebied van informatiemanagement. Het merendeel van de dagdagelijkse taken van een Veiligheidsregio bestaat echter uit het voorbereiden op deze incident- en crisissituatie. De preventieve, preparatieve fase en de onderhandelingen over de opgeschaalde situatie hebben een sterk netwerkkarakter en doen een beroep op de netwerkvaardigheden van de medewerkers.

Van oudsher hanteert men het onderscheid ‘Koud’ en ‘Warm’, en ‘Mono’ en ‘Multi’ om de werkzaamheden van een Veiligheidsregio aan te geven en te organiseren. Vanuit het perspectief van informatiedeling werkt deze indeling een verregaande fragmentatie in de hand. Voor de VeRA wordt uitgegaan van een keten- en netwerkperspectief en ligt de focus op een gebiedsgerichte en objectgerichte aanpak. De visie op informatiemanagement is dat de informatie over een object, zoals een school, een kinderdagverblijf, een tunnel of een schip voor alle partijen in de keten proportioneel gedeeld moet kunnen worden. Dit geldt voor koud, warm, Mono, Multi en de verschillende actoren in de regio.

De doelstelling van de VeRA is het bevorderen van de samenwerking tussen veiligheidsregio’s onderling en met ketenpartners, door het benoemen van generieke elementen in de informatiehuishouding van veiligheidsregio’s. Omdat de veiligheidsregio’s erg van elkaar verschillen qua inrichting, richt de VeRA zich juist op de gemeenschappelijke kenmerken, principes en uitgangspunten. Via ‘praatplaten’ helpt de VeRA beslissers op het gebied van informatiemanagement, informatiemanagers, architecten en inhoudelijk specialisten om het gesprek aan te gaan. De VeRA richt zich nadrukkelijk op deze eerste twee groepen betrokkenen.

Informatiemanagers en -architecten in veiligheidsregio’s kunnen de VeRA ook als basis gebruiken om intern een bedrijfsreferentiearchitectuur op te stellen. Dit helpt bij het standaardiseren van initiatieven op het gebied van informatiearchitectuur binnen de veiligheidsregio’s, wat samenwerking vereenvoudigt.

Concreet kunnen veiligheidsregio’s de VeRA toepassen bij het:

• Vormgeven van samenwerking tussen veiligheidsregio’s;

• Inrichten van informatie-uitwisseling met ketenpartners;

• Bediscussiëren van informatieketens in de organisatie;

• Inrichten van het gebruik van basisregistraties;

• Kiezen van sectorale of regionale oplossingen voor informatievoorzieningen;

• Kiezen van landelijke voorzieningen;

• Aanschaffen van software;

• Opstellen van bestekken voor aanbestedingen;

• Opstellen of geven van opleidingen rondom informatiemanagement⁵;

• Indelen van beheertaken.

De VeRA omvat brandweer en GHOR, de bijbehorende meldkamerprocessen en de ondersteunende afdelingen. De politie valt organisatorisch buiten de veiligheidsregio’s; zij is daarom geen onderdeel van de scope van de VeRA. Ook de GGD is geen onderdeel van de VeRA. De GGD heeft een eigen referentiearchitectuur (PURA). Op dit moment is de meldkamer nog een onderdeel van een Veiligheidsregio. In de nabije toekomst zullen de activiteiten van de meldkamer overgaan naar de Landelijke Meldkamer Organisatie (LMO). De LMO wordt daarmee ketenpartner en de daarbij behorende bedrijfsfuncties, producten, bedrijfsprocessen etc. zullen moeten gaan aansluiten op de architectuur van de LMO.

⁴ Volgens Henry Mintzberg.

⁵ Hiermee wordt niet het operationele informatiemanagement bedoeld.

De VeRA in groter verband

Figuur 1.1. Hierarchie van architecturen.gif

De VeRA is een uitwerking van de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA). De NORA bevat inrichtingsprincipes, modellen en standaarden voor het ontwerp en de inrichting van de elektronische overheid. Het accent ligt daarbij op het mogelijk maken van samenwerking tussen overheidsorganisaties in ketens en netwerken. Onder de NORA bestaan een aantal sectorale referentiearchitecturen, zoals de EAR (Enterprise Architectuur Rijksoverheid), PURA (PUblieke gezondheid Referentie Architectuur), PETRA (Provinciale EnTerprise Referentie Architectuur), GEMMA (GEMeentelijke Model Architectuur) en WILMA (Waterschap Informatie Logisch Model Architectuur). De VeRA hoort ook in dit rijtje thuis. De sectorale referentiearchitecturen zijn landelijke referentiemodellen waarin de generieke aspecten van een bepaalde sector beschreven worden en die de basis vormen voor eigen bedrijfsarchitecturen. Als een organisatie werkt onder architectuur, dan wordt per project een project-startarchitectuur (PSA) opgesteld die is afgeleid van de bedrijfs-referentiearchitectuur.


De architectuurproducten van de VeRA

Als verfijning van NORA gebruikt de VeRA hetzelfde architectuurraamwerk als NORA.

Figuur 1.2: Architectuurraamwerk NORA

[AFBEELDING Architectuurraamwerk NORA]

Het raamwerk heeft drie architectuurlagen: Bedrijfsarchitectuur, Informatiearchitectuur en Technische architectuur. Er zijn ook drie kolommen:

– Actoren: Wie neemt actie: organisaties, informatieverwerkers (personen en applicaties) en machines/computers;

– Wat: Wat wordt geleverd: diensten, berichten, gegevens

– Hoe: Hoe gebeurt dit: processen, communicatie, integratie en netwerk.

Figuur 1.3 Architectuurraamwerk NORA met de invulling van de VeRA 2.0

Organisaties werken met elkaar samen op basis van afspraken. Het moet daarom duidelijk zijn welke functie iedere organisatie heeft als onderdeel van de samenwerkende overheid. De diensten en producten die organisaties aan burgers en bedrijven leveren, zijn het resultaat van de samenwerking tussen organisaties (en van afdelingen). Diensten zijn het resultaat van bedrijfsprocessen.

Medewerkers voeren processen uit met behulp van applicaties. Berichten met gegevens zijn de (elektronische) documenten die in het kader van dienst- en serviceverlening worden uitgewisseld tussen medewerkers via applicaties. Informatie-uitwisseling vindt plaats met behulp van applicaties.

Technische componenten zijn machines of platforms waarop de applicaties en databases draaien. Gestructureerde data wordt opgeslagen in databases en ongestructureerde gegevens in een digitaal archief. Het netwerk verzorgt het fysieke transport van de berichten, informatie en data. Beheer, beveiliging en privacy hebben invloed op alle genoemde aspecten.

De VeRA beschrijft de volgende architectuurelementen:

1 Een set basisprincipes voor het inrichten van de informatieomgeving van de veiligheidsregio;

2 De bedrijfsarchitectuur laag;

3 De informatiearchitectuur laag.

Domeinen

In de NORA is een Basisarchitectuur overheidsorganisaties vastgesteld. VeRA maakt hier, als verfijning van de NORA, ook gebruik van.

Figuur 1.4.: basisarchitectuur raamwerk VeRA (gebaseerd op raamwerk overheidsorganisaties)

De Basisarchitectuur bestaat uit de volgende domeinen:

Contacten: hier worden de belangrijkste ketenpartners, leveranciers en/of klanten (lees: burgers en instellingen) van een overheidsorganisatie weergegeven.

Besturende functies: de bedrijfsfuncties in dit domein geven weer hoe de organisatie zichzelf richting geeft, zichzelf bijstuurt en zichzelf ontwikkelt.

Primaire functies: de bedrijfsfuncties in dit domein gaan over het feitelijke werk van de organisatie. Deze functies leveren een directe bijdrage aan de producten en diensten die een organisatie levert. Met andere woorden: deze functies leveren primair de toegevoegde waarde van de organisatie. Ten behoeve van Veiligheidsregio’s zijn deze primaire functies verder verfijnd in de categorieën: Klantcontacten, Risicobeheersing, Incidentbeheersing en Normaliseren (met uitzondering van Klantcontacten conform Aristoteles)

Secundaire functies: hierbij gaat het om de zogenaamde PIOFACH-functies. Deze bedrijfsfuncties ondersteunen de overige bedrijfsfuncties en kunnen worden gezien als generieke functies die in elke willekeurige organisatie te herkennen zijn.

Bronnen: Naast de domeinen waarbinnen bedrijfsfuncties worden onderkend en het contacten domein, is er ook een specifiek domein Bronnen. Het spreekt voor zich dat een bedrijfsfunctie gebruik maakt van gegevens. Sterker nog, de samenwerking tussen bedrijfsfuncties vindt voor een belangrijk deel plaats door uitwisseling van gegevens.